Организация командировок — рутинный процесс, отнимающий немало времени сотрудников разных подразделений. Приходится собирать чеки и посадочные талоны, вести переписку с сотрудником и агентствами, формировать и подписывать приказы и авансовые отчеты. Центр корпоративных решений создал систему «Командировки. Легко», позволяющую полностью перевести оформление поездок в электронный формат. Какие преимущества получают компании и их сотрудники от цифровой системы, рассказала начальник управления по организации мероприятий и деловых поездок ЦКР Виктория Литорина.
Оформление командировки сотрудников: как оптимизировать процесс
Как часто бывает, классные решения и продукты появляются тогда, когда человек или компания решают собственную задачу, для которой нет ничего подходящего на рынке. Центр корпоративных решений находился в ситуации, когда сотрудникам приходилось работать в разрозненных системах, частично вести бумажный документооборот, сотрудничать с разными агентствами и т.д. Компании-клиенты также работали по разным моделям. Поэтому задача стояла комплексная: сформировать такое решение, которое будет удовлетворять всем запросам самого ЦКР и клиентов на обслуживании. Так было принято решение создать систему «Командировки.Легко».
Сейчас с помощью технологичного решения ЦКР ежегодно обслуживает более 30 000 командировок. При этом все процессы настраивает и координирует небольшой отдел: высокий уровень автоматизации позволяет справляться со всеми задачами малыми силами. Специалисты занимаются настройкой процесса, отслеживают изменения законодательства, выстраивают взаимоотношения с агентствами, поставщиками и сотрудниками, а всю рутину берет на себя электронный сервис.
Сервис «Командировки.Легко» интегрирован с платформой бронирования. Она имеет возможность быстрого подключения 50 тревел-агентств, которые предлагают сотруднику информацию об отелях и билетах.
Виктория Литорина, начальник управления по организации мероприятий и деловых поездок ЦКР:
При таком выборе агентств клиент ничего не теряет: если кто-то откажется от сотрудничества, это никак не скажется ни на деятельности компании, ни на пользовательском опыте сотрудников.
Система изначально предлагает сотруднику только те варианты, которые вписываются в определенные компанией лимиты и соответствуют установленным в компании правилам. Если во время оформления у командированного появляются вопросы или дополнительные пожелания, подключается сервис консультаций Центра корпоративных решений.
Виктория Литорина, начальник управления по организации мероприятий и деловых поездок ЦКР:
Наша отельная программа включает 100+ отелей с фиксированными тарифами. Благодаря тому, что мы обеспечиваем отелям поток гостей, наши пользователи могут круглый год бронировать номера со скидкой 40–50% от цены, указанной на других интернет-ресурсах.
Часть отелей, которые не входят в программу, но с которыми у нас есть договоренности о лояльности, предлагают услуги со скидкой 10–15%. Это дополнительная мотивация для сотрудников, ведь скидками они могут воспользоваться и для личных поездок, оформив их через сервис «Командировки.Легко» или сайт отеля.
Согласование командировки происходит за один клик, далее автоматически формируется приказ, проставляется отметка в табель учета рабочего времени, все происходит в одной системе в цифровом формате. Система автоматически рассчитывает и перечисляет суточные, а после командировки формирует авансовый отчет на основании информации из учетной системы и данных агентства. Сотруднику остается только подтвердить его или прикрепить фотографии чеков для согласования с бухгалтерией.
Виктория Литорина, начальник управления по организации мероприятий и деловых поездок ЦКР:
ЦКР не требует предоставлять посадочные талоны в бумажном виде. Сегодня билеты стали электронными, мы забираем из системы бронирования информацию о статусе полетного купона и формируем справку для налоговой. Зачастую бухгалтеры беспокоятся, что без бумажного подтверждения расходы не будут приняты налоговой инспекцией. Однако надо понимать, что командировку подтверждают не только посадочные талоны: косвенными подтверждениями являются бронирование отеля, выплата суточных, оформление приказа и проведение отсутствия в табеле учета рабочего времени. В любом случае ЦКР всегда готов подключиться к диалогу и помочь решить все возникшие вопросы.
Работу системы можно описать как «два клика перед командировкой и один клик в конце». Нам действительно удалось сделать оформление и бронирование быстрыми и удобными.
Каким компаниям нужен сервис «Командировки.Легко»
Используйте сервис, если у вас:
- более 1000 командировок в год;
- развитая филиальная сеть, сложная многоуровневая структура холдинга или группы компаний;
- бумажный документооборот (теряются документы, требуется место для их хранения, пересылки и утилизации);
- непрозрачное управление бюджетом на командировки;
- есть необходимость оптимизировать бизнес-процессы, навести порядок в документации;
- есть потребность в визовой поддержке сотрудников.
Почему это выгодно
Помимо сотрудников, бухгалтеров и HR выгоду от использования «Командировки.Легко» получают и руководители компании. Они могут:
- получать всю информацию из одних рук;
- регулярно получать аналитику по расходам и рекомендации по их оптимизации;
- обсуждать вопросы по корректировке процессов как на стороне ЦКР, так и на стороне заказчика на регулярных комитетах по качеству;
- согласовывать командировки удаленно — из почты с помощью смартфона;
- экономить деньги компании благодаря специальным тарифам;
- рационально использовать свои ресурсы, переключать сотрудников на решение других задач, а не на оформление и сопровождение процесса командирования.
«Командировки.Легко» позволяют не только облегчить работу всем подразделениям компании и руководству, но и снизить расходы на командировки на 15–30%. А система скидок работает на повышение лояльности сотрудников.
Реклама cscentr.com/ru/ LdtCK3JCh
