Цифровой HR: 6 задач, которые стоит доверить умному сервису

Если у вас в штате 50 человек, вам не нужен большой HR-отдел. Но если в компании с множеством юридических лиц работает от 1000 сотрудников и имеются филиалы по всей стране, унифицировать ведение документации и настроить прозрачный документооборот необходимо. Как облегчить работу сотрудникам крупных компаний с помощью цифрового HR, рассказывает Александр Хомик, директор по продажам и маркетингу Центра корпоративных решений.

Представим ситуацию: крупной компании необходимо собрать всю информацию по постановке сотрудников на воинский учет и предоставить ее в головной офис. В одном филиале информация хранится в Google-таблицах, в другом — в Excel, в третьем — вообще только в бумажном виде. Чтобы собрать и структурировать данные по нескольким тысячам сотрудников, HR-отделу может потребоваться два месяца. При этом никто не отменял ежедневную рутину: поиск новых специалистов, выдачу справок, оформление отпусков и больничных…

Постепенно испытывать раздражение начинают все: сотрудники, которые не могут вовремя получить справку для оформления визы; HR-специалисты, которым вместо решения стратегических вопросов приходится заниматься бумажной работой низкой компетенции; руководство — из-за затянутых сроков исполнения задачи. В итоге — профессиональное выгорание и снижение лояльности сотрудников к компании.

Александр Хомик, директор по продажам и маркетингу Центра корпоративных решений:

Для решения подобных проблем Центр корпоративных решений создал цифровой HR. Это продукт, который обеспечивает работу отдела HR на аутсорсинге и может исполнять некоторые обязанности HR-специалистов. Управленческие решения остаются на стороне заказчика, а транзакционные операции и решение рутинных вопросов сервис берет на себя.

1. Трудоустройство

Подбирать персонал — задача HR-специалистов заказчика, а заняться их оформлением может цифровой HR. Это делается как удаленно, так и в специальном фронт-офисе, где сотрудник ЦКР встречается с новыми сотрудниками для подписания трудового договора, после чего документы размещаются в цифровой системе. Заказчик получает информацию о каждом сотруднике в цифровом виде: персональные данные, трудовой стаж, оклад и прочее.

2. Оформление справок

Ежедневная рутина любого кадровика — оформление справок, которые запрашивают сотрудники. С помощью цифрового сервиса каждый сотрудник может зайти в личный кабинет и скачать необходимый документ самостоятельно. Система, в отличие от специалистов HR, работает без выходных, поэтому, если вдруг справка для визы нужна уже в понедельник, а сотрудник вспомнил про нее в субботу, он без проблем получит ее в электронном виде.

Важно, что цифровой HR не просто выдает типовые справки: специалисты ЦКР отслеживают все изменения трудового законодательства и контролируют, чтобы все документы соответствовали текущим законодательным актам.

3. Оформление отпусков

В цифровом HR каждый сотрудник самостоятельно заносит информацию о ежегодном отпуске и может переносить даты или оформить отпуск вне графика, формируя заявления автоматически. Цифровой HR показывает отпуска сотрудников в рамках одного отдела и помогает исключить пересечения дат. Также система показывает, сколько у работника накопленных дней отпуска — еще один частый вопрос, с которым любят беспокоить hr-специалистов. Руководитель в свою очередь, видит все отпуска подчиненных в одном месте и может управлять графиком. Перед уходом сотрудника в отпуск, его начальник так же, как и его подчиненный, заранее получает уведомление. При необходимости можно одной кнопкой отозвать отпуск.

4. Начисление заработной платы и выдача расчетных листов

Цифровой HR полностью берет на себя начисление заработной платы, а также отвечает на все вопросы и обращения по выплатам. Сотрудник получает расчетный лист в электронном виде и в случае возникновения вопросов может обратиться в контактный центр, где оперативно получит ответ.

5.Ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО)

Отдел кадров регулярно вызывает сотрудников к себе для подписания приказов, договоров и других бумаг, и далеко не всегда работники быстро откликаются на просьбы. Так копятся неподписанные документы, которые создадут проблему при проверке. КЭДО позволяет сотрудникам оформить УНЭП, с помощью которой они за пару кликов могут подписывать трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы, ознакомления со внутренними нормативными документами, не вставая из-за своего рабочего стола. Руководитель также контролирует, у кого из сотрудников уже есть УНЭП, а у кого находится в стадии оформления.

6. Контроль рабочего времени

В электронном виде формируется табель учета рабочего времени (ТУРВ), который отражает все отклонения от рабочего времени (отпуска, командировки, больничные листы). Электронные больничные листы также подгружаются в систему автоматически.

Что в итоге

Цифровой HR берет на себя почти всю бумажную рутину кадрового отдела, оставляя специалистам время и энтузиазм для решения более интеллектуальных задач. HR-специалисты могут больше времени уделять стратегическим и организационным изменениям, а сотрудники компании при этом решают все вопросы с HR в несколько кликов.

Александр Хомик, директор по продажам и маркетингу Центра корпоративных решений:

Цифровой HR рекомендуется компаниям, которые хотят добиться прозрачности ведения кадровой документации и не тратить месяцы на сбор информации по всем подразделениям. Продукт помогает сэкономить время HR-специалистов и снизить затраты на бумагу и транзакционные операции, автоматизируя рутинные процессы. При этом мы отметили, что лояльность сотрудников компании в разы повышается после внедрения цифрового HR.