Как оптимизировать оформление командировок: кейс логистической компании

Подготовить десятки документов для оформления командировки и запланировать бюджет на поездки — трудоемкая задача даже для опытных специалистов. Часть документов хранится на бумажных носителях, другая — в ERP системах, систематизировать информацию сложно. Решение — в использовании сквозных электронных сервисов. В этой статье мы разберем кейс судоходной компании, которой удалось оптимизировать ряд бизнес-процессов благодаря продукту «Командировки.Легко», разработанной Центром корпоративных решений.

Как было до внедрения сервиса

До внедрения сервиса «Командировки.Легко» заказчик имел опыт работы с тревел-агентством, которое предоставляло готовые билеты и ваучеры.

При этом клиент испытывал типичные для крупных компаний сложности: с первичным учетом, получением информацию о том, куда едут сотрудники, расчетом стоимости командировок и разделением трат по статьям. Также большая часть информации собиралась вручную: аналитику возможно было собрать, только проверив вручную тысячи авансовых отчетов. Особенно руководитель направления отмечал невозможность планировать бюджет на следующий год, а также контролировать траты в моменте, что приводило к перерасходу средств.

Как проходил процесс миграции

Компания перешла на «Командировки.Легко» 3 месяца назад. Для того чтобы миграция прошла для сотрудников максимально плавно, до старта проекта были проведены два обучающих вебинара сотрудниками деловых поездок ЦКР, на которых продемонстрировали особенности и преимущества работы с сервисом. Плюс сам клиент организовал несколько встреч с сотрудниками, на которых разобрал порядок действий при возникновении сложностей на этапе организации командировки, во время поездки и при оформлении авансового отчета.

На текущий момент с помощью сервиса «Командировки.Легко» было оформлено более 180 деловых поездок. ЦКР постоянно собирает обратную связь от сотрудников всех уровней и помогает решить вопросы по работе с системой. На первых порах у сотрудников были сложности, но спустя 3 месяца вопросов по оформлению заявок почти не осталось.

Что изменилось с внедрением сервиса ЦКР «Командировки.Легко»

Благодаря сервису компания перевела все данные в цифровой вид и получила расширенную аналитику, которая позволяет эффективно планировать и контролировать служебные поездки.
Наличие роли администратора тревел-сервиса на стороне клиента позволяет помощникам руководителей «запускать» заявки в работу за них и поддерживать процессы.
По просьбе заказчика ЦКР расширяет отельную программу. В сервис включили дополнительные гостиницы Москвы, Санкт-Петербурга и Нижнего Новгорода, в которых привыкли останавливаться сотрудники клиента. ЦКР оперативно провел переговоры, и некоторые отели включили в базу уже через неделю.
Сервис ЦКР интегрирован с платформой бронирования, к которой может на сегодня подключено два агентства — процесс заказа услуг для сотрудников стал быстрее и легче, а количество возможных вариантов увеличилось.
Сотрудники компании оценили возможность самостоятельно оформлять командировки, выбирать билеты и отели. Авансовые отчеты тоже перестали быть проблемой. Теперь сотруднику достаточно одним кликом подтвердить автоматически сформированный системой отчет или прикрепить фотографии чеков для подтверждения расходов.
Собрав обратную связь от сотрудников, заказчик убедился, что все вопросы по командировкам решаются командой ЦКР оперативно. Также было отмечено удобство взаимодействия благодаря электронной тикет-системе.

Валерия Мишина, руководитель направления по деловым поездкам, ЦКР:

У нас есть возможности оптимизировать процесс командировок для любой категории сотрудников независимо от их сферы деятельности при определенных организационных и административных изменениях на стороне компании-клиента. «Командировки.Легко» помогает клиенту посмотреть на свои процессы под другим углом и увидеть необходимость изменений. Работая с судоходной компанией, мы уже запустили сервис для берегового состава и исследуем особенности командирования экипажа.

Внедрив сервис «Командировки.Легко» и получив первую аналитику, руководство компании-клиента приняло решение действовать гибче. Зачастую сотрудники вынуждены были заниматься вопросами командировки уже после окончания рабочего дня — но поздно вечером многие процессы, например подписание приказа, блокировались и риск опоздать с оформлением документов возрастал. Так, чтобы разгрузить руководителя, теперь согласовывать командировки удаленно может его помощник. При этом руководитель видит полную стоимость командировки до согласования, а также всю информацию о потраченном бюджете и может принимать решение на основании аналитики и объективных данных.

Продукт «Командировки.Легко», разработанный Центром корпоративных решений, помогает облегчить работу крупных компаний, которые организуют более 1000 поездок в год. Сервис переводит бумажный документооборот в электронный вид: вам больше не нужно думать, где хранить бумажные документы и как их потом утилизировать. При этом сотрудники получают больше самостоятельности и ответственности при организации поездок, а руководители — прозрачную систему аналитики для планирования и контроля расходов и отчетности.

Реклама cscentr.com/ru/ LdtCKWRoB